Lean Management beschreibt, den effizienten Einsatz von Personal, Zeit und Investitionen mit dem ein optimales Ergebnis für die Firma erreicht wird. Werte ohne Verschwendung schaffen, dass ist das Ziel von Lean Management.

strategische Ziele des Lean Managements:

• Ausrichtung aller Tätigkeiten auf den Kunden (Kundenorientierung)
• Konzentration auf die eigenen Stärken
• Optimierung von Geschäftsprozessen
• Ständige Verbesserung der Qualität (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
• Interne Kundenorientierung als Leitprinzip
• Eigenverantwortung, Empowerment und Teamarbeit
• Dezentrale, kundenorientierte Strukturen
• Führen ist Service am Mitarbeiter
• Offene Informations- und Feedback-Prozesse
• Einstellungs- und Kulturwandel im Unternehmen

Dieser Gedanke inspiriert Mitarbeiter in vielen deutschen Produktionshallen und sorgt für eine straffere Fertigung und größere Wettbewerbsfähigkeit. Aber auch für die Verwaltung ist der Lean-Ansatz interessant. Lean Administration heißt die Methode, die an den Schreibtischen auf kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und uneingeschränkten Kundennutzen setzt. Verschwendung vermeiden, nichts anderes bedeutet "lean", ist das Prinzip des "schlanken Denkens". Um dieses Ziel zu erreichen, gilt es, alle überflüssigen Aktivitäten zu eliminieren, die sich mit den Jahren in die Abläufe eingeschlichen haben.

Das können Überproduktion und Blindleistungen sein, zu hohe Lagerbestände und unnötige Transport-, Warte- und Liegezeiten oder Reparatur und Ausschuss. Ähnliches gilt für Geschäftsprozesse, wo Doppelarbeiten, Warteschleifen oder eine Flut von Rückfragen aufgrund unvollkommener Informationen zu beobachten sind, die Wiederum lange Durchlaufzeiten, hohe Bestände und unzufriedene Kunden als Folge haben.

Der Weg zu mehr Produktivität und Effizienz führt über die Optimierung der Prozesse, die für die Erstellung der Produkte und Leistungen notwendig sind. Das betrifft die Prozesse im Unternehmen, bezieht sich aber auch auf die gesamte Wertschöpfungskette.

Fünf Prinzipien des Lean-Gedanken:

• konsequente Kundenorientierung
• die Identifikation des Wertstroms
• das Einführen des Fluss-Prinzips
• Pull statt Push
• das Anstreben von Perfektion

Heute versieht man nicht nur Produktionen, sondern auch Dienstleistungen und Beratungen mit dem Schlagwort "lean". Die Ziele sind eine geradlinige Organisation und Kommunikation. Lean Management ist eine Ausrichtung auf die eigenen Stärken, ein ständiger Lernprozess, der die Qualität der Produkte und die Geradlinigkeit der Organisation sichert und beständig perfektioniert. Lean angelegt sind in solchen Organisationen auch die Kommunikationsstrukturen. Sie ermöglichen offene, geradlinige Feedback- und Informationsprozesse und setzen konsequent auf die Orientierung am Kunden.

Gerade die kleinen und mittleren Unternehmen können Vorteile des Lean Management nutzen. Bilden Sie kleine Teams im Büro und im Betrieb oder bereichsübergreifend. Organisieren Sie regelmäßige Zusammenkünfte (ein Mal pro Woche, eine Stunde) und beseitigen Sie Verschwendung wie Suchen, lange Wege, umständliches Arbeiten, Warten auf Informationen. Auch ein Engpass in einer Kette aufeinander folgender Arbeitsgänge erzeugt Verschwendung. Dabei ist ein Engpass durch hohe Lagerbestande (Betrieb) oder lange Wartezeiten (Büro) oft leicht erkennbar. Gelingt es, den Engpass zu optimieren oder zu beseitigen, erhöht sich nicht selten der Gesamtdurchsatz massiv. Um mit Lean-Management erfolgreich zu sein, ist die umfassende Einbindung der Mitarbeiter notwendig und die kontinuierliche Unterstützung durch den Chef unverzichtbar. Gerade in der Anfangsphase kann es erforderlich sein, die Hierarchieordnung teilweise zu umgehen, bis eine neue, flachere Organisationsform gefunden ist. Denn ausgeprägtes Hierarchiedenken und lange Entscheidungsketten wirken hinderlich auf die kreative Mitwirkung der Mitarbeiter. Ziel ist es, Probleme auf möglichst niedrigen Hierarchieebenen zu lösen.

Der Lean Management-Gedanke verschafft sich auch vehement Zutritt zu den Büros. Lean Administration heißt die Methode, die an den Schreibtischen der Verwaltung auf kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und uneingeschränkten Kundennutzen setzt. Dass mit Lean organisierten Prozessen auch Ordnung in den Büros geschaffen werden kann und dort zu mehr Effizienz führt, ist für die überwältigende Mehrheit der deutschen Unternehmen keine Frage. Eine Befragung mittelständischer Unternehmen zeigt, dass 76 Prozent der befragten Topmanager im eigenen Unternehmen einen konkreten Bedarf sehen, in der Verwaltung die Effizienz mit Hilfe von Lean Methoden zu steigern. Lean Administration wird von Unternehmen auch als ein Weg gesehen, den Mangel an Fach- und Führungskräften zu kompensieren. Die Unternehmen erkennen zunehmend, dass sich in der Produktion zwar Cents einsparen lassen, auf den Fluren der Verwaltung jedoch ganze Euros herumliegen. Jedes Montageband würde sofort gestoppt werden, wenn nicht alle notwendigen Teile für die Produktion bereit stehen, im Büro dagegen gehören Doppelarbeit und Verschwendung zum Alltag. Es werden unvollständige Vorgänge bearbeitet, viel Zeit in die Beschaffung fehlender Informationen investiert und Kollegen in ihrem Arbeitsfluss gestört.

Der erste Schritt zur Lean Administration ist eine ausführliche Analyse und Sichtbarmachung von komplexen Abläufen. Dabei werden der Wertstrom - also die Gesamtheit der Prozesse -, die Auftragsstruktur, die Tätigkeitsstruktur und die Struktur des Informationsflusses untersucht. Dadurch erfährt man, welche Funktionen und Instanzen an den einzelnen Prozessen beteiligt sind, welche Aufträge und Aufgaben den Hauptanteil haben, welche Tätigkeiten welcher Mitarbeiter wie häufig erledigt und wie lange er dazu braucht, und schließlich ob die Informationen dorthin fließen, wo sie gebraucht werden. Mit diesem Detailwissen lassen sich die Prozesse so organisieren, dass sie kontinuierlich fließen, und Schwachstellen beheben. Ziel ist die Etablierung einer prozessorientierten Arbeitsweise. Im Ergebnis verzeichnen die Unternehmen schnellere Bearbeitungs- und damit kürzere Durchlaufzeiten und größere Effizienz, eine höhere Qualität der Bearbeitung, weniger Rückfragen, Schnittstellen und Engpässe sowie eine bessere Kostentransparenz insgesamt also eine höhere Produktivität. Auch die Mitarbeiter profitieren von der neuen Prozesslandschaft: Es wird ruhiger, planvoller und effizienter gearbeitet, weil die Informationen - just in time - zum richtigen Zeitpunkt beim Mitarbeiter ankommen. Der weiß dann auch genau, was er zu tun hat, denn die Inhalte und Leistungen des einzelnen Arbeitsplatzes sind genau beschrieben. Nicht zuletzt bleibt dadurch mehr Zeit für die Kernaufgaben.

Quelle: Südwestfalen Manager 06/07 2009 S.72-74